Økonomiregler

ØKONOMISKE REGLER FOR KIWANIS

For detaljer om økonomi, budsjetter og regnskaper vises til «Håndbok for tillitsvalgte i Kiwanis» – se under menyen Ressurser -> Håndbøker

 

Om økonomi og regnskaper sier håndboken bl.a.:

Generelt

Økonomi er en av de viktigste hovedpilarer som en hver organisasjon hviler på. En god og stabil økonomi gir således klubbene et godt grunnlag for gjennomføringen av den humanitære innsatsen og en god intern drift. Enhver klubb bør ha en styrt økonomi. Det gjøres best gjennom:

  • vel funderte, årlige budsjetter som grunnlag for driften
  • nøyaktige og oversiktlig førte regnskaper (drifts- og humanitærregnskap) med attesterte bilag
  • jevnlig kontroll av økonomien fra styrets side
  • årlige, reviderte regnskaper som fremlegges for godkjenning av årsmøtet.Som selvstendige, autonome enheter står klubbene fritt til selv å organisere økonomitjenesten, innenfor rammen av fastsatte lover og regler; av samfunnet eller av Kiwanis selv.

 

Referanser

  1. (NO) Lotteriloven; Lov om lotterier m.v. LOV 1995-02-24 nr 11 (www.lovdata.no). Se også Forskrift til loven – FOR 1995-02-24 nr 185.
  2. (NO) Lotteri og stiftelsestilsynet; se Lotteriloven § 4. (Detaljer på www.lottstift.no ).
  3. Distriktsloven; se årlige matrikler eller www.kiwanis.no -.
  4. Standard klubblov; se årlige matrikler eller www.kiwanis.no -.
  5. Kiwanis regnskapsregler (gjengitt nedenfor)
  6. Kvalitetshåndbok for KI District Norden; om økonomistyring. (www.kiwanis.no).

Regnskapsregler

 

Bruk av Kiwanisnavnet i forbindelse med pengeinnsamlinger og ved aksjoner.

Kiwanisnavnet skal benyttes i alle forbindelser hvor en aktivitet har et humanitært formål. Bruk av navnet er en viktig faktor i synliggjøringen av organisasjonen, og er et av de viktigste virkemidler for å oppnå best mulig PR for Kiwanis.

Opp mot den fokusering som har vært på misbruk av innsamlede midler/ bevilgninger til diverse organisasjoner, samt andel av midlene som går vekk til å dekke administrative kostnader, kreves det at vår organisasjon har entydige spilleregler for slike aktiviteter på alle nivåer.

 

Det må aldri herske tvil om organisasjonens redelighet

På klubbnivå.
Klubbene har ansvar for alle sine inntekter og utgifter. Det skal føres separate regnskaper for klubbens drift og humanitære aktiviteter. Midler skal oppbevares på atskilte bankkonti. Se for øvrig referanser angitt ovenfor.

Klubbene kan bruke fast revisjonskomite eller revisorfirma (jfr. Obligatoriske klubbregler, pkt F). Viseguvernør har innsynsrett til klubbenes regnskaper. Klubbene sender uoppfordret kopi av reviderte regnskaper til viseguvernør i divisjonen.

For inntekter som kommer inn under reglene i Lotteriloven skal disse følges.

Dekning av administrative kostnader. 

  1. Inntekter som kommer til klubbene uten innsats fra klubbene.
    Innkomne midler går i sin helhet til humanitærkonto. Dokumenterbare kostnader dekkes.3. Inntekter som kommer til klubbene ved egeninnsats fra klubbene. Klubbene kan beholde inntil 30 % av nettoresultatet til dekning av egeninnsats/ administrative kostnader.        
  2. Inntekter som kommer til klubbene med begrenset innsats fra klubbene.
    Klubbene kan beholde inntil 15 % til dekning av administrative kostnader.
  3. Inntekter som kommer til klubbene ved egeninnsats fra klubbene.
    Klubbene kan beholde inntil 30 % av nettoresultatet til dekning av egeninnsats/administrative kostnader

Fellesaktiviteter mellom klubber.
Ved fellesaktiviteter utpekes en klubb som har det formelle ansvar og som også ivaretar regnskapsplikten. Det føres eget regnskap for aktiviteten. Regnskapet revideres av ansvarlig klubbs revisor. Unntak: Ved aktiviteter som omfattes av Lotteriloven skal Lotterilovens regler følges. Ansvarlig klubb arkiverer regnskapene.

Forøvrig følges reglene til klubbaktiviteter.

Fordeling av innsamlede midler avgjøres av deltakerne i aktiviteten. Den enkelte klubb tar ansvar for sin andel og innarbeider dette i sine regnskaper.

 

På divisjonsnivå.
Aktiviteter på divisjonsnivå skal følge samme regler som for fellesaktiviteter på klubbnivå.

Ved fellesaktiviteter på divisjonsnivå skal det utpekes en klubb som har det formelle ansvar og som ivaretar regnskapsplikten.

Det føres eget regnskap for aktiviteten. Regnskapet revideres av ansvarlig klubbs revisor, i tillegg skal regnskapet godkjennes av viseguvernør i divisjonen. Ansvarlig klubb arkiverer regnskapene.

Fordeling av innsamlede midler avgjøres av deltakerne i aktiviteten. Den enkelte klubb tar ansvar for sin andel og innarbeider dette i sine regnskaper.

 

På distriktsnivå.
Distriktsstyret har ansvar for regnskapene til Distrikt Norden, inkludert Driftskonto, Aksjonskonto til fellesaksjoner, samt Konventkonto.

Distriktsstyret har ansvar for alle aktiviteter på distriktsnivå, evt. som del av aktiviteter i regi av KIEF eller KI. Distriktsstyrets ansvar inkluderer oppfølging av innsamlede midler for aktiviteter på distriktsnivå som overføres distriktet fra klubbene, både med hensyn til regnskapsføring og overføring videre. Distriktskasserer fører eget regnskap for aktiviteten. Regnskapene revideres av distriktets revisor og fremlegges for godkjenning av Årsmøtet.

Distriktskasserer pålegges å fremlegge oversikter over innkomne midler til klubbene fortløpende.

Jfr. ellers Kvalitetshåndboka for District Norden – nevnt under Referanser ovenfor.

 

Spesielle aktiviteter 

  1. Kiwanisbutikken.
    Fra og med 10. mai 2010 er driften av Kiwanisbutikken delegert til Kiwanis Club Horten, og tidligere avtale ble kansellert. (R&T 30. jul-10)
  2. Stiftelsen Kiwanis International District Nordens Fond.
    Styret i Stiftelsen Kiwanis International District Nordens Fond har ansvar for fondets regnskaper. Regnskapene revideres av registrert eller statsautorisert revisor i h t Fondets Vedtekter. Regnskapene skal innsendes Regnskapsregisteret i Brønnøysund. Regnskapene følger kalenderåret og forelegges Årsmøtet. (Ref: Egne vedtekter for Fondet; se bl. a Matrikkelen eller distriktets hjemmesider).