Prosjektplanlegging

Om bruk av prosjektplaner – prosjektskjema.

 

Grunnlag

En god del av arbeidet i Kiwanis, både rutinepreget internt administrativt arbeid og utadrettet servicearbeid planlegges og gjennomføres av faste komiteer. Faste komiteer egner seg særlig godt til arbeid av mer fast karakter og som gjentar seg med jevne mellomrom.

For enkeltstående og klart tidsavgrensede serviceaktiviteter er det ofte fordelaktig å organisere det i prosjekter. Prosjektene må være forankret i de årlig handlingsplaner.

 

Humanitært arbeid på alle nivå kan med fordel organiseres som prosjekter. Dette medfører en klar oppgavefordeling, økonomisk forutsigbarhet og evne til å være fleksibel. Et prosjekt kan ikke forlenges uten at det har blitt evaluert. Hvis det skal forlenges må det inkluderes i neste års handlings- og tiltaksplan.

 

Prosjektplan

For et hvert prosjekt bør det lages en prosjektplan så fort en ide eller et forslag er gjennomdrøftet, vedtatt og rammefaktorene fastsatt.

Uansett omfang av prosjektet vil prosjektplanen normalt bestå av:

  • Prosjektskjema
  • Gjennomføringsplan/kjøreplan
  • Nødvendige vedlegg til gjennomføringsplanen.

Prosjektskjemaet beskriver prosjektets hensikt og mål, fordeler ansvar og oppgaver samt fastsetter gjeldende rammefaktorer. Dette er således selve grunnlagsdokumentet for prosjektet. De viktigste rammefaktorene vil være deltakere, tid og økonomi samt angivelser av rapportering og evaluering.

Her er malen for prosjektskjema i Wordformat: Prosjektskjema mal 

eller i utfyllbar pdf-format:   Prosjektskjema utfyllbar         (vil bli erstattet av en oppdatert versjon senere)(bruk musa for å flytte skrivemerket)

 

Begge malene finnes også under menyen Maler/Skjema.

Ovenstående skjema  for Prosjektplan kan kopieres og limes (kopier/lim inn) inn på et blankt ark og deretter fylles ut; et skjema for hvert prosjekt. Skjema kan også lastes ned til din PC, lagres; og fylles ut på skjermen (Word eller PDF).

Momenter for utfylling av skjema (på skjerm):

 

  1. WORD-versjonen tillater endringer i rubrikknavnene, slik at de passer til situasjonen. Særlig kan dette være ønskelig for noen i den øverste boksen med Bakgrunnsfakta. Merk teksten som ønskes endret og skriv inn ny – lagre under nytt filnavn.
  2. Alle rubrikker har innlagt tekstbrytning, og den enkelte rubrikk utvider seg nedover dersom teksten trenger flere linjer. Dette betyr at skjemaet til slutt evt. dekker mer enn 1 side. Evt kan man endre fontstørrelsen slik at alt går inn på 1 side.
  3. Fonten (bokstavtypen) som benyttes i Word er Calibri størrelse 11. PC-er som ikke har denne vil finne en font som ligger nært opptil dette. Endringer gjøres ved å merke alt og velge ny font og evt størrelse. I PDF-versjonene kan det ikke gjøres endringer.

Den øverste boksen – Nyttige bakgrunnsfakta – fylles ut etter behov. For å sikre en god og gjennomtenkt plan bør alle rubrikkene i den nederste boksen – Prosjektdetaljer – fylles ut.

 

Gjennomføringsplanen

På bakgrunn av rammeplanen på skjemaet bør det så lages en mer detaljert plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Her beskrives det hva som skal skje, i hvilken rekkefølge og til hvilke tider. Oppgaver og ansvar fordeles på prosjektkomiteens medlemmer.

Med denne planen som bakgrunn vil resten av arbeidet være ganske greit. For kontroll med fremdriften i mer kompliserte prosjekter bør det være innlagt milepeler der man stopper opp og gjennomgår status og utsiktene videre.

 

Vedlegg

Ved omfattende, større prosjekter kan det være nødvendig å beskrive detaljer i egne vedlegg eller delprosjekter, mens det i enklere saker ofte klarer seg med selve prosjektskjemaet. Alle slike dokumenter bør legges inn som en del av prosjektplanen, både for senere bruk, evaluering underveis eller evt. historisk dokumentasjon.

 

Forøvrig vises det til Håndboken for Tillitsvalgte der dette også er omtalt, og der finnes også skjemaet.