Søkeprosessen

Prosessbeskrivelse for å søke om å arrangere konvent

Konventhåndboken beskriver arbeidet med å planlegge og gjennomføre de årlige distriktskonventer. Håndboken er nyskrevet og utgitt i 2014.

Håndboken inneholder en kjøreplan for selve Søknadsfasen og beskriver hvordan søknader vurderes, utarbeide, fremmes og vedtas. I tillegg er det et vedlegg som beskriver dette i prosa. Her sies det:

Prosessen for å søke om å arrangere konvent er slik:

  1. Divisjoner og klubber bør fortløpende vurdere om de bør påta seg å arrangere konvent. Gjennom uformell kontakt med leder av Konventkomiteen kan intensjoner signaliseres. Prosessen kan ta ½ – 1 år; inkludert sonderinger hos mulige arrangementssteder. Konventhåndboken gir alle nødvendige detaljer som grunnlag for vurderingene og en eventuell søknad. Søkere kan være en enkelt klubb, flere klubber i samarbeid eller en hel divisjon eller flere i samarbeid.
  2. Konventkomiteens leder holder Guvernør og DS kontinuerlig oppdatert på bl. a. situasjonen vedrørende potensielle søkere. KIDN/DS sender ut invitasjon, på våren/sommeren 3 år før konventet skal avholdes, til å søke om å arrangere konvent.
  3. Søknad utarbeides av klubb/divisjon som ansvarlig lokal arrangør og den sendes til leder for Konventkomiteen. Tidsfrist er 1. januar 2 ½ år før konventet skal holdes. Søknaden må inneholde opplysninger om arrangør, sted, tid, arrangementshotell og pristilbud fra dette samt budsjettutkast. Det må være opsjon på hotellet i denne perioden inntil DS har gjort sitt vedtak. Se eksempel på søknad i del V; vedlegg C.
  4. Konventkomiteen orienterer DS-møtet som avholdes i januar og anbefaler arrangør. Vedtaket i referat fra DS-møtet blir referanse.
  5. Konventkomiteen informerer søker om DS sitt vedtak og gjør avtaler om det videre arbeidet.Etter dette kan arbeidet med å organisere en prosjektkomite og etablere arbeidet som et prosjekt starte. Komiteen rapporterer til Konventkomiteen etter som arbeidet skrider fremover.