For divisjon

Omfang og innhold for divisjonens treningskonferanse

 

Treningskonferansen kan med fordel kombineres med et divisjonsrådsmøte; dermed kan både avtroppende  og påtroppende divisjonsråd/klubbstyrer delta. Erfaringer fra siste år kan overføres direkte og råd for neste år kan gis umiddelbart. Dermed blir det god sammenheng i driften både hos divisjonen og klubbene.

 

Opplegget av konferansen bør ta utgangspunkt i de faktiske forhold som råder i divisjonens område og klubbenes situasjon. På den måten kan det fokuseres på forhold som blir viktige i det året som kommer. Varigheten er avhengig av geografiske forhold, noe som betyr at enkelte kan klare seg med et kveldsmøte, mens andre må ta reisetider, forpleinings- og forlegningsmuligheter o s v i betraktning. Er det anledning så bør sosialt samvær legges inn; det har god effekt.
XX

På denne bakgrunn kan treningskonferansen konsentreres til de emner som går direkte på divisjonens rolle, rutiner for driften på divisjons- og klubbnivå, opplegg av årsplan for møter, konferanser og evt. felles prosjekter og forankring av Kiwaniskunnskap. For å oppnå best mulig målretting bør det være en forutsetning at klubbene involveres når konferansen planlegges.

 

Deltakere bør som et minimum være viseguvernøren, forrige og neste viseguvernør og klubbenes presidenter, sekretærer og kassere. Opplæringen av sekretærer og kassere i deres rent tekniske gjøremål i den daglig drift bør normalt overlates til den enkelte klubb, med mindre det er tema av felles interesse som det passer å gjennomgå i fellesskap.

Etter behov og avtale kan representanter fra distriktskomiteene være med og da særlig Kommunikasjonskomiteen (KOMM-komite).

Neste viseguvernør har ansvaret for opplegg, forberedelser, innkalling og gjennomføring. En bør selvsagt utnytte personer fra klubbene med særlig gode kunnskaper og lang erfaring fra tjeneste i Kiwanis til å gjennomgå spesielle tema. Normalt bør det imidlertid klare seg med forrige og sittende viseguvernør som støttespillere.

 

  1. Åpning med velkomst, presentasjon av deltakere, gjennomgå mål, hensikt og program.
  2. Oppsummering av situasjonen i divisjonen og klubbene, organiseringen for neste år og faste forutsetninger som gjelder, medlemssituasjonen i klubbene, samt mulighetene for nyklubbdannelse i divisjonenes område.
  3. Oppsummering av nødvendig Kiwaniskunnskap (avklart omfanget på forhånd) slik at alle har riktige forutsetninger på plass. Bør normalt være kort og summarisk; spesielle tema kan belyses etter ønske. Om behov kan Kommunikasjonskomiteen være representert.
  4. Distriktets mål og retningslinjer for kommende år. Konsekvenser for divisjonen? Hvordan forholder divisjonen seg til disse? Herigjennom bør man konkludere med et sett forutsetninger for divisjonens egen årsplan og virke.
  5. Gjennomgang og fastsettelse av divisjonens årsplan/viseguvernørens kalender eller tilsvarende. Det bør foreligge et utkast til plan på møtet, utarbeidet på bakgrunn av rutiner i klubbene for møter og faste prosjekter. Momenter i f m Kiwanis milepeler – se vedlegg B. Momenter for gjennomføringen av årsplanen, fordeling ansvar for møter (divisjonsrådsmøter, interklubbmøter, spesielle temamøter, viseguvernørens klubbesøk) og evt. felles prosjekter. Evt. diskusjon om spesielle forhold, informasjon/opplæring på områder der det måtte være usikkerhet.
  6. Økonomi. Man bør forsikre seg om at det råder en felles oppfatning om hvordan regnskapsreglene skal oppfattes, at alle kjenner bestemmelsene og har nødvendige rutiner for denne tjenesten. Drøfting av evt. økonomispørsmål/rutiner innen divisjonen.
  7. Samarbeidsmetoder/kontakt/rapportering. Oversikter for å lette kontakten, kontaktpunkter og rapporteringsrutiner; eks vis for klubbrapporter i f m divisjonsrådsmøter.
    NB! Under dette punktet bør man raskt oppsummere bruken av de fastsatte rapporter så som Memberform, kvartalsrapporter og årsrapport m/regnskap/regnskapsoversikt..
  1. Spesielle temaer som man ønsker å vie særlig oppmerksomhet det enkelte år. Her kan det legges inn flere slike ved behov.

-.          Annet.

Avlutt med: Spørsmål, oppsummering og avslutning..

____________________________________________________________________________

Hvordan lykkes!!

Det understrekes at ovenstående kun er et eksempel på rammer og innhold for en trenings-konferanse i divisjon. Det er situasjonen som råder på det tidspunkt konferansen gjennomføres, samt de praktiske forutsetninger som foreligger innen divisjonen og hos de enkelte klubber som må avgjøre opplegget. Således trenger løsningen for et år slett ikke passe for det neste. Fra eksempelet kan en plukke momenter og ideer, ta med egne momenter og sette det hele sammen i sin egen rekkefølge, og innenfor egne rammer, etter behov.

Det viktigste er at opplegget føles godt og nyttig for de som deltar, og at den enkelte som har påtatt seg et verv selv har en oppfatning av å stå bedre rustet til å utføre sin jobb når konferansen er over.

Det er en fordel å ha tilgang til internett og bruke det som ligger der direkte mens konferansen pågår. Ansvarlig for nettsidene – webmaster – vil kunne være til god støtte underveis i forberedelsene, bl a for å legge ut stoff som savnes.

.